コロナウイルスの影響で、日本にも緊急事態宣言が発令されましたね。
未曾有の事態ということで各地でも混乱が続いていると思います。

この影響で、多くの方がリモートワークへの切り替えをされているのではないでしょうか。
WFH（Work From Home）という単語もすでに浸透しつつあり、デジタル化がより一層進んだように感じています。
いつかリモートワークをと思っていた方…もしくは半強制的にスタートしてしまったなど様々なケースがありますよね。


今日はそんな『リモートでの業務』について、実体験を元にいろいろシェアできたらと思います。
次にアップする投稿では「家での取り組み方」について書こうと思っているので、合わせてお読みいただければ幸いです。



【リモートになった経緯】

リモートワークを始めてから、約1年4ヶ月が経ちました。
2018年末にCAの仕事を辞め、退職後は空間コンセプトの仕事とCREW WORLDの運営に参画しています。
CA退職の半月後にバルセロナに引っ越すことを決めていたため、仕事関係の方々に説明をし、私の個人的な理由からリモートワークに協力していただくという形で現在に至っています。
お互いリモートワークが初めてだったため、今回半強制的にリモート環境になった方々の参考になれば嬉しいです。


【リモートでの作業内容】
※［］内は使用しているツール。

◆空間コンセプト
・プロジェクト内容の共有
［FB Messenger チャット・電話］
・プレゼン資料の作成
［Keynote他］
・データの共有
［ギガファイル・Wetransfer］

◆CREW WORLDの運営
・サイトへの投稿
・SNSの管理
・ユーザーへのヒアリング
［Instagram、LINE、Messenger］
・アンバサダー管理
［スプレッドシート、メール］
・プロジェクトの考案
［Keynote、スプレッドシート］

◆業務効率化のための作業
・重要な内容をプロジェクトごとに管理
［Mac Notes］
・それぞれの進捗を管理
［Trello、Quip］


かなりざっくりと書きましたが、リモートでの作業内容を大きく分けるとこのような感じになります。
基本的な仕事のやりとりは、FB MessengerやLINEなどチャットを用いて行うことが多いです。電話は詳細を一気に共有したい場合、もしくは相手の反応（感情面を含め）を確認したい場合に使用しています。

両方の仕事において、いくつかのプロジェクトが同時進行ということもあるので、管理の仕方や時間配分が慣れるまで少し難しく感じました。



【管理方法について】

ここでは、どのようにそれぞれの内容を管理しているかということを共有します。
頭で覚えていられることが一番理想的なのですが、自身でも何度か拾い漏れを体験したことから辿り着いた方法です。


① チャット内容をプロジェクト毎に管理
［使用ツール：Notes、Trello］

朝起きて、連絡関連［FB Messenger、LINE、Instagram DM、メール］を確認します。その際に、プロジェクトについての決定事項や重要な共有事項がある場合には内容をコピーし、Notesに貼り付けています。
チャット形式の連絡方法の場合、たくさんの会話で埋もれてしまうことが多々あるため、取りこぼしがないようにするためです。Notes内はフォルダ分けできるので、私は「ex. デザイン→各プロジェクト→家具」などに分けています。こうすることで、何かそのプロジェクトでメモしたいことや思いついたこと、写真やサイトのURLなどを残しておきたいときに一括して見れるので便利です。
また、Notesの場合はiPhoneと連携しているので、出先でも同じように見ることができます。Web上やその他シートなども試しましたが、PCと携帯での見え方が違ったり機能が異なっていたため、結局ベタ打ち形式のNotesに落ち着きました。
電話などの内容もNotesに書き込み、記録しています。

Trelloは作業工程を見える化したツールで、進捗状況を段階的に可視化して共有したいときなどに使用しています。これについては少人数から大勢での使い方など多岐にわたる使用方法があるようなので、別で調べていただけると理解が深まると思います。
私個人で利用するときは、作業内容に加えて「重・並・軽」の文字を付け加えることで、作業にかかる時間や労力を把握しやすくしています。こうすることで、時間配分を決めやすくなりました。


② チャットは毎日確認し、その日中に反応を示す

確認した連絡には、『必ず』その日に返答をします。会社に行って対面でできないことを、チャットにしているため、レスポンスがあることを前提に進んでいきます。在宅になると生活パターンが少しずれたり、私のように時差のある場合だとお互いスムースな連絡ができる時間帯が限られるため、この点はより意識する必要があるかなと感じます。


③ 対応可能時間を決めておく

これは時差がある場合、またワークタイムのON/OFFをはっきりさせるために確認しておいたほうがいい事項だと思います。
・時間は何時から何時まで
・時間外の連絡はしてもいいか
・時間外の連絡に返信する必要があるか　等

リモートワークになったからといって、仕事とプライベートの境目がわかりにくくならないようにする必要がありますね。
「ex. 平日9時から17時までは基本的にレスポンスできる環境にしてください。17時以降の連絡には、返信はしなくても結構です。翌日に持ち越してください。また休日は急用を除き、基本的には連絡不可です。」など、集中すべき時期を最初に決めておくことでON/OFFが作りやすい気がします。


④ 進捗を都度共有する

（私も苦手なところですが…。）
やっている作業がどこまで進んでいるかを共有する頻度などが決められているとやりやすいかなと感じます。
これもオフィスにいれば、一言かけるか雰囲気でわかると思いますが、リモートだとそうもいきませんよね。
「今日はこの段階まで終わっています」や「日の提出前日に確認したいから、明日一旦送ってくれる？」など、お互いが小刻みに進捗を共有する意識が大切だと思います。


⑤ 未返信の連絡がないか確認する

朝確認し、その日の仕事に直接関連していないから後で連絡しよう！と思っていた連絡は基本的に忘れてしまう性格です…。（私だけかもしれませんが。泣）
そのため、1日の終わりにプライベートも含め未返信のものや完結していないものがないかどうか、それぞれのチャット一覧を少しスクロールして確認します。
こうすることで、忘れていたものに気がつけたり、次の日の作業に組み込むなどして対応ができます。

そんなに忘れないよと思っていても、リモートワークになると必然的にやりとりするチャットの量が増えるため、より正確性を持たせるためにも確認作業を怠らないようにするといいかなと思います。


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今日は、業務に絞ってお伝えしました。
こう書いてみると改めて、リモートワークをしてくれている仕事関連の皆様にありがたい気持ちでいっぱいになります。私は自らの都合でリモート環境になったわけですが、多くの協力があってこその遠隔での連携だと思います。

1ヶ月程、自宅勤務になり働き方が変わる方も多いと思いますが、お互いに思いやりを持ってリモートワークを行っていけたらいいですね！少しでも参考になれば幸いです。

次回は、『家での取り組み方』について投稿します！